5 preguntas que todo evento recibe y como responderlas automaticamente

Has organizado un taller para 80 personas. Las inscripciones estan confirmadas. El lugar esta reservado. El ponente esta preparado. Todo esta listo.

Entonces tu telefono empieza a sonar.

"¿A que hora empieza?" "¿Donde estaciono?" "¿El almuerzo esta incluido?" "¿A que hora empieza?" "¿Puedo llevar mi laptop?" "¿A que hora empieza?"

Las mismas cinco preguntas. Hechas por 80 personas diferentes. Una y otra vez, por correo electronico, WhatsApp, mensajes directos y llamadas telefonicas, durante los dias previos al evento y el dia mismo.

Ya enviaste toda esa informacion. Estaba en el correo de confirmacion. Estaba en la pagina del evento. Estaba en el recordatorio de seguimiento. No importa. La gente pregunta de todos modos.

Esto no es un problema de tus asistentes. Es la naturaleza humana. Las personas quieren una confirmacion rapida de una fuente en la que confian, en el momento en que estan pensando en ello. Buscar entre un correo largo para encontrar las instrucciones de estacionamiento a las 7:30 AM del dia del evento no es algo que la gente realmente haga.

Asi que en lugar de luchar contra esta realidad, trabajemos con ella. Aqui estan las cinco preguntas que todo evento recibe -- y exactamente como responderlas automaticamente para que nunca tengas que escribir la misma respuesta otra vez.

Pregunta 1: "¿A que hora empieza?"

Esta es la campeona indiscutible de las preguntas de eventos. No importa cuantas veces comuniques el horario, esta pregunta se hara. Tiene variantes:

• "¿A que hora debo estar ahi?"
• "¿Cuando abren las puertas?"
• "¿A que hora termina?"
• "¿Es todo el dia o solo por la manana?"
• "Tengo una reunion a las 3, ¿habre terminado para entonces?"

Las personas no preguntan porque perdieron la informacion. Preguntan porque estan planificando su dia en tiempo real y quieren una respuesta rapida y definitiva ahora mismo.

Lo que tu respuesta automatica debe incluir:

• Apertura de puertas: La hora en que las personas pueden llegar fisicamente (esto a menudo es diferente de la hora de inicio, y la gente quiere saberlo)
• Inicio del evento: La hora oficial de comienzo
• Fin del evento: La hora estimada de cierre
• Limites de tiempo clave: Si hay horarios estrictos de inicio o fin que importan para la planificacion (ej., "Comenzamos puntualmente a las 9:00, no se permite el ingreso tarde una vez que comience la conferencia inaugural")

Ejemplo de respuesta automatica:

"Las puertas abren a las 8:30 AM. El programa comienza a las 9:00 AM en punto y termina aproximadamente a las 4:30 PM. El almuerzo es de 12:30 a 1:30 PM. Recomendamos llegar a las 8:45 para recoger tu credencial y encontrar un asiento."

Corta. Completa. Responde la pregunta que hicieron y las dos siguientes que estaban por hacer.

Pregunta 2: "¿Donde es y como llego?"

El nombre del lugar nunca es suficiente. "Es en El Gran Salon" no significa nada para alguien que nunca ha estado ahi. Esta pregunta siempre genera sub-preguntas:

• "¿Donde exactamente es?"
• "¿Hay estacionamiento?"
• "¿Cuanto cuesta el estacionamiento?"
• "¿Que entrada uso?"
• "¿Puedo llegar en transporte publico?"
• "Vengo del aeropuerto, ¿cual es la mejor ruta?"

La confusion con la ubicacion es la causa numero uno de llegadas tarde y llamadas estresadas el dia del evento. Cada minuto que pasas dando indicaciones a alguien la manana del evento es un minuto que no estas dedicando a algo que realmente necesita tu atencion.

Lo que tu respuesta automatica debe incluir:

• Direccion completa (formateada para que se pueda copiar y pegar directamente en una aplicacion de mapas)
• Un enlace directo a Google Maps (elimina toda la friccion -- un toque y ya estan navegando)
• Detalles de estacionamiento: Donde estacionar, costo, si necesitan reservar con anticipacion y que pasa si el estacionamiento esta lleno
• La entrada especifica: "Usa la entrada lateral en la calle Roble" ahorra cinco llamadas de personas confundidas
• Opciones de transporte publico: Estacion o parada mas cercana y que lineas tomar
• Un punto de referencia visual: "Es el edificio de ladrillo rojo justo frente al Starbucks" es mas util que una direccion para muchas personas

Ejemplo de respuesta automatica:

"Estamos en El Gran Salon, Calle Roble 425, Suite 200. Aqui esta el enlace de Google Maps: [link]. Hay estacionamiento disponible en el garage de la Calle Olmo ($12/dia). Entra por las puertas de vidrio en el lado de la Calle Roble -- busca los carteles del evento. La estacion de metro mas cercana es Estacion Central (Linea Azul), a 5 minutos caminando."

Pregunta 3: "¿Que debo llevar?"

Esta pregunta en realidad son tres preguntas disfrazadas de una: ¿Que es obligatorio? ¿Que es recomendable? ¿Y que debo dejar en casa?

Los asistentes preguntan esto porque quieren llegar preparados y evitar situaciones incomodas. Nadie quiere ser la persona sin laptop en un taller practico de programacion o la que llega en traje a una reunion informal al aire libre.

Las variantes:

• "¿Necesito llevar mi propia laptop?"
• "¿Hay comida o debo comer antes?"
• "¿Cual es el codigo de vestimenta?"
• "¿Puedo llevar un acompanante?"
• "¿Se permiten bolsos?"
• "¿Debo llevar efectivo para algo?"

Lo que tu respuesta automatica debe incluir:

Elementos obligatorios:

• Todo lo que deben tener si o si (identificacion con foto para el registro, laptop para talleres, boleto impreso o codigo QR)
• Detalles de confirmacion de registro y como acceder a ellos

Elementos recomendados:

• Cosas que haran su experiencia mejor (libreta, botella de agua, chaqueta para salas de conferencia frias, zapatos comodos para eventos con caminatas, tarjetas de presentacion para eventos de networking)

Elementos prohibidos o no recomendados:

• Politicas de comida y bebida externa
• Restricciones de fotografia o grabacion
• Limitaciones de tamano de bolsos
• Cosas que no seran necesarias ("No es necesario traer material impreso -- todo se proporcionara en formato digital")

Codigo de vestimenta:

• Se especifico. "Casual de negocios" significa cosas diferentes para distintas personas. "Los jeans estan bien. Usa zapatos comodos -- estaremos de pie durante las partes del taller" es algo que se puede seguir.

Ejemplo de respuesta automatica:

"Tu lista para empacar: LLEVA: Tu laptop (completamente cargada), una identificacion con foto para el registro y tu boleto con codigo QR (revisa tu correo). RECOMENDADO: Una libreta, botella de agua y una chaqueta ligera -- el lugar puede ponerse frio. NO ES NECESARIO TRAER: Material impreso. Todo se compartira digitalmente. La comida y el cafe estan incluidos. Codigo de vestimenta: casual -- usa lo que te resulte comodo."

Pregunta 4: "¿Cual es el programa?"

Incluso cuando has publicado una agenda detallada, la gente quiere la version corta. Quieren saber cuando ocurren las partes que les interesan y si pueden saltarse las que no.

Las variantes:

• "¿Cuando es la sesion de networking?"
• "¿Que hay despues del almuerzo?"
• "¿En que sala es la pista de marketing?"
• "¿Hay un descanso por la tarde?"
• "¿Puedo irme despues de la sesion de la manana?"

Lo que tu respuesta automatica debe incluir:

• Un cronograma simplificado (no la agenda detallada de 47 lineas -- la version de 5-8 lineas que da la forma general del dia)
• Horarios de descansos y comidas (la gente planifica en torno a estos)
• Pistas de sesiones o salas (si aplica -- diles a donde ir, no solo lo que esta pasando)
• Momentos destacados o imperdibles ("No te pierdas la conferencia inaugural a las 9 AM y la demostracion en vivo a las 2 PM")

Ejemplo de respuesta automatica:

"Asi se ve el dia: 8:30 — Apertura de puertas, cafe y registro 9:00 — Conferencia inaugural (Salon Principal) 10:30 — Sesiones paralelas (ver lista completa: [link]) 12:30 — Almuerzo 1:30 — Talleres de la tarde 3:00 — Pausa para cafe 3:30 — Panel de discusion (Salon Principal) 4:30 — Cierre y networking

Programa detallado completo: [link]"

Dales la version corta primero. Enlaza a la version detallada para quienes la quieran.

Pregunta 5: "¿Que pasa si algo sale mal?"

Esta es la pregunta de la ansiedad. Las personas no siempre la formulan asi, pero es lo que realmente estan preguntando. Quieren informacion de contingencia para poder relajarse y dejar de preocuparse.

Las variantes:

• "¿Que pasa si llueve?" (eventos al aire libre)
• "¿Que pasa si llego tarde?"
• "¿Cual es la politica de cancelacion?"
• "¿Que pasa si no puedo ir -- puede ir otra persona en mi lugar?"
• "¿Que pasa si tengo restricciones alimentarias?"
• "¿Que pasa si me enfermo y no puedo asistir?"
• "¿Hay alguna politica de COVID?"

Lo que tu respuesta automatica debe incluir:

Contingencia climatica (para eventos al aire libre):

• ¿Cual es el Plan B? ¿A donde va la gente si llueve? ¿Comunicaras el cambio y como?

Politica de llegada tardia:

• ¿Pueden entrar aun asi? ¿Hay un limite? ¿A donde deben ir si llegan tarde?

Cancelacion y transferencia:

• ¿Pueden obtener un reembolso? ¿Hasta cuando? ¿Pueden enviar a alguien mas?

Accesibilidad y necesidades alimentarias:

• A quien contactar y para cuando para solicitar adaptaciones especiales
• Que opciones alimentarias ya estan cubiertas (vegetariana, sin gluten, etc.)

Comunicacion de emergencia:

• ¿Como llegaras a los asistentes si algo cambia a ultimo momento? (Aqui es donde tener a todos en un canal como WhatsApp da sus frutos)

Ejemplo de respuesta automatica:

"Por si acaso: PLAN DE LLUVIA: Nos movemos al interior, al pabellon cubierto. Mismo programa, mismos horarios. Enviaremos una actualizacion por WhatsApp a las 7 AM si cambia el lugar. LLEGAS TARDE: No hay problema. Acercate a la mesa de registro cuando llegues. Puedes unirte a cualquier sesion en curso. NO PUEDES ASISTIR: Escribenos a [email] al menos 48 horas antes para un reembolso completo, o envia a alguien en tu lugar en cualquier momento. NECESIDADES ALIMENTARIAS: El almuerzo incluye opciones vegetarianas, veganas y sin gluten. Para otros requerimientos, escribenos antes del [fecha]. ACTUALIZACIONES: Todos los cambios de ultimo momento se comunican por nuestro canal de WhatsApp. Unete aqui: [link]"

Como automatizar las cinco respuestas

Ahora tienes las cinco preguntas y las cinco respuestas. Asi es como dejas de responderlas manualmente -- de forma permanente.

Paso 1: Escribe tus respuestas. Toma las plantillas anteriores y personalízalas para tu evento especifico. Usa el mismo lenguaje que usan tus asistentes (no jerga corporativa formal). Esto deberia tomarte unos 15 minutos.

Paso 2: Configura un respondedor automatico. Usa una herramienta como Boty para crear un bot de preguntas frecuentes simple para tu evento. Pegas tus preguntas y respuestas, y los asistentes pueden obtener respuestas instantaneas en cualquier momento -- a traves de tu sitio web, WhatsApp o cualquier canal que estes usando.

Tiempo de configuracion: unos 2 minutos por pregunta, aproximadamente 10 minutos en total.

Paso 3: Comparte el enlace de forma proactiva. No esperes a que la gente pregunte. Incluye un enlace a tu bot de preguntas frecuentes en:

• El correo de confirmacion de registro
• El correo recordatorio (envia uno 3 dias antes y otro 1 dia antes)
• La pagina del evento
• Cualquier chat de WhatsApp o grupo
• Publicaciones en redes sociales sobre el evento

Presentalo como un recurso, no como un rechazo: "¿Tienes preguntas sobre el sabado? Obtén respuestas instantaneas aqui: [link]"

Paso 4: Actualiza segun sea necesario. Si empieza a llegar una nueva pregunta que no anticipaste, agregala al bot. Dos minutos para agregar, y cada futuro asistente que pregunte obtendra una respuesta instantanea.

Paso 5: Reutiliza para tu proximo evento. Las cinco preguntas basicas no cambian. Tu proximo evento solo necesita horarios, ubicaciones y detalles actualizados. La estructura se mantiene igual.

Lo que recuperas

Seamos conservadores. Digamos que tu evento tiene 100 asistentes y cada uno hace un promedio de 2 preguntas de esta lista. Son 200 mensajes que necesitarias leer, procesar y responder -- muchos de ellos identicos.

A 2 minutos por respuesta (incluyendo leer, escribir y el cambio de contexto), son casi 7 horas de trabajo. Por preguntas cuya respuesta ya conoces.

Automatiza esas cinco respuestas y recuperas ese tiempo. Sin mencionar la reduccion del estres, los tiempos de respuesta mas rapidos para tus asistentes y la profesionalidad de una entrega de informacion instantanea y consistente.

Tus asistentes reciben un mejor servicio. Tu recuperas tu tranquilidad. Configuralo una vez, y las cinco preguntas que todo evento recibe se convierten en las cinco preguntas que nunca tendras que responder de nuevo.