השעה 23:00 בלילה של יום חמישי. הטורניר שלכם ביום שבת. הטלפון רוטט.
"היי, מתי נפתחת ההרשמה?"
אתם מקלידים תשובה. שולחים. מניחים את הטלפון. הוא רוטט שוב.
"שאלה קצרה -- איפה חונים?"
עונים. מניחים את הטלפון. הוא רוטט שוב.
"האם האוכל כלול או שצריך להביא?"
ושוב.
"חבר שלי עדיין יכול להירשם? מתי הדדליין?"
ושוב.
"מה הכתובת שוב?"
עד חצות, עניתם על 14 הודעות. שתים עשרה מהן היו שאלות שכבר עניתם עליהן בתיאור האירוע, במייל ששלחתם בשבוע שעבר, ובהודעה המוצמדת בקבוצת ה-WhatsApp שאף אחד לא קרא.
אם זה נשמע מוכר בצורה כואבת, אתם לא גרועים בתקשורת. אתם תקועים במערכת שמעולם לא תוכננה לנהל מידע על אירועים בקנה מידה גדול.
הנה החשבון שכל מארגן אירועים חי אותו אבל כמעט אף פעם לא רואה אותו כתוב.
נניח שאתם מארגנים אירוע בינוני. אולי טורניר פאדל, סדנה קהילתית, כנס מקומי, או יום ליגת ספורט נוער. יש לכם 50 משתתפים.
לכל משתתף יש, בממוצע, כ-5 שאלות לפני האירוע. דברים בסיסיים: מתי? איפה? מה להביא? אפשר להביא אורח? איפה חונים?
אלה 250 הודעות אישיות שמגיעות אליכם.
אבל זה מחמיר. השאלות לא מגיעות בצורה מסודרת. הן מגיעות בזמנים אקראיים -- במהלך יום העבודה, בארוחת ערב, ב-23:00, ב-06:00 ביום האירוע. הן מגיעות בערוצים שונים -- WhatsApp, הודעות באינסטגרם, SMS, מייל, שיחות טלפון. חלק מהאנשים שואלים את אותה שאלה פעמיים כי שכחו את התשובה.
ואתם לא מחלקת שירות לקוחות. אתם אדם אחד, שכנראה מארגן את האירוע הזה על גבי העבודה הרגילה, האחריות המשפחתית, וההכנות שלכם לאירוע עצמו.
בעיית השאלות החוזרות היא לא אי-נוחות קטנה. היא בזבוז הזמן הגדול ביותר בארגון אירועים, והיא הולכת ומחמירה ככל שהאירועים שלכם גדלים.
ניסיתם לפתור את זה. כל מארגן ניסה. בואו נהיה כנים לגבי למה הגישות הנפוצות לא מספיקות.
הפלייר ב-PDF. יוצרים PDF יפה עם כל פרטי האירוע. משתפים בכל מקום. ואז אנשים שולחים הודעות בכל זאת כי הם לא רוצים לפתוח PDF ולחפש את התשובה. הם רוצים לשאול אתכם ישירות כי זה מהיר יותר עבורם, גם אם זה איטי יותר עבורכם.
קבוצת ה-WhatsApp. מצמידים הודעה עם כל הפרטים בראש הקבוצה. שלושה אנשים קוראים אותה. השאר גוללים מעבר לה כדי לשאול את השאלה שלהם בצ'אט. ואז שאלות של אנשים אחרים דוחפים את ההודעה המוצמדת רחוק יותר מעיני הקוראים. המידע שם, אבל הוא קבור חי.
מייל המוני. כותבים מייל מקיף שמכסה כל שאלה אפשרית. חצי מהמשתתפים לא פותחים אותו. החצי השני פותח, סורק, ואז שולח הודעה יומיים אחר כך על משהו שהיה כתוב בבירור בפסקה השלישית. מייל הוא המקום שבו פרטי אירוע הולכים כדי שיתעלמו מהם.
הפוסט ברשת החברתית. מפרסמים את כל הפרטים באינסטגרם או פייסבוק. האלגוריתם מראה את זה ל-30% מהעוקבים. השאר אף פעם לא רואים. וגם האנשים שכן רואים ישכחו את הפרטים עד מחר וישלחו הודעה בכל מקרה.
טופס Google. יוצרים טופס הרשמה מפורט עם כל המידע. אנשים ממלאים אותו ומיד שוכחים מה היה כתוב. הם עדיין שולחים הודעות.
אף אחד מהפתרונות האלה לא נכשל בגלל תוכן גרוע. הם נכשלים כי הם סטטיים וחד-כיווניים. הם דוחפים מידע לאנשים ומקווים שהוא יידבק. אבל אנשים לא רוצים לקבל מידע. הם רוצים לאחזר מידע, בתנאים שלהם, ברגע המדויק שהם צריכים אותו.
זה מודל אינטראקציה שונה מהיסוד. והוא דורש כלי שונה מהיסוד.
מה אם, במקום לענות "באיזו שעה?" חמישים פעם, משהו אחר עונה במקומכם? מיד, בדיוק, ב-23:00 או ב-06:00, ב-WhatsApp או באינטרנט, בלי שתרימו אצבע.
זה בדיוק מה שבוט אירועים עושה.
בוט אירועים הוא לא תוכנה מסובכת. הוא לא AI שמנסה לנהל שיחות פילוסופיות. הוא כלי פשוט וממוקד שיודע הכל על האירוע שלכם ויכול לענות על שאלות לגביו 24 שעות ביממה.
מישהו שואל "מתי נפתחת ההרשמה?" והבוט עונה מיד. מישהו שואל "איפה חונים?" והבוט נותן הוראות הגעה. מישהו שואל "האם האוכל כלול?" והבוט מסביר את מצב הארוחות. הכל בלי לטרטר אתכם.
ההבדל המרכזי בין בוט ל-PDF הוא שבוט הוא אינטראקטיבי וזמין לפי דרישה. אנשים יכולים לשאול שאלות במילים שלהם, ברגע שהם באמת צריכים את התשובה. הם לא צריכים לפתוח מסמך, לחפש במייל, או לגלול בצ'אט קבוצתי. הם פשוט שואלים, ומקבלים תשובה.
עבור המארגן, ההקלה היא מיידית ודרמטית. במקום לטפל ב-250 הודעות בשבוע שלפני אירוע, אתם מטפלים אולי ב-10 -- השאלות הייחודיות באמת שדורשות את תשומת הלב האישית שלכם. כל השאר מטופל.
ובניגוד אליכם, הבוט לא מתעייף, לא מתוסכל, ולא שולח בטעות תשובה קצרצרה כי זה חצות ואתם פשוט רוצים לישון.
אם אתם מקימים בוט לאירוע הבא שלכם, הנה רשימת הבדיקה שלכם. אלה 10 השאלות שמהוות כ-90% מכלל הפניות לפני אירוע. כסו אותן, ותבטלו את הרוב המוחלט של ההודעות החוזרות.
1. מתי האירוע מתחיל (ונגמר)? כללו את לוח הזמנים המלא אם יש מספר מקטעים. היו ספציפיים לגבי אזורי זמן אם הקהל שלכם מפוזר.
2. איפה האירוע? כתובת מלאה, פלוס קישור ל-Google Maps. אם קשה למצוא את המקום, הוסיפו הערה על הציון דרך הקרוב או הכניסה.
3. איפה חונים? מידע על חניון ספציפי או חניה ברחוב. האם זה חינם או בתשלום. טיפים למציאת מקום.
4. האם ההרשמה עדיין פתוחה? איך נרשמים? קישור ישיר להרשמה, פלוס דדליין אם יש.
5. כמה זה עולה? מחיר כרטיס, מה כלול, ושיטות תשלום.
6. מה להביא? ציוד, מסמכים, ביגוד מסוים, אספקה -- מה שרלוונטי לסוג האירוע שלכם.
7. האם יש אוכל? האם ארוחות, חטיפים או שתייה כלולים. אפשרויות מסעדה בסביבה אם אין אוכל.
8. אפשר להביא אורח? המדיניות שלכם לגבי משתתפים נוספים, והאם הם צריכים להירשם בנפרד.
9. מה מדיניות הביטול או ההחזר? האם החזרים זמינים, דדליינים, ואיך מבקשים.
10. למי פונים אם יש בעיה ביום האירוע? מספר חירום או איש קשר ליום האירוע עצמו.
העתיקו את הרשימה הזו. הדביקו אותה במסמך תכנון האירוע שלכם. ענו על כל שאלה בשניים-שלושה משפטים. זה כל מה שצריך כדי לצייד את הבוט שלכם במידע שיחסוך לכם שעות של הודעות חוזרות.
בואו נחזור לחשבון. היו לכם 50 משתתפים, כל אחד עם 5 שאלות. אלה היו 250 הודעות שהייתם צריכים לטפל בהן אישית.
עם בוט שמטפל ב-10 השאלות החוזרות המובילות, אתם מבטלים כ-90% מההודעות האלה. זה מוריד את העומס האישי שלכם מ-250 לכ-25. ואלה ה-25 המעניינות -- המקרים החריגים, הבקשות המיוחדות, השיחות שבאמת מרוויחות מהמגע האישי שלכם.
אתם מקבלים בחזרה את הערבים. אתם מקבלים בחזרה את הריכוז במהלך יום העבודה. אתם מגיעים לאירוע שלכם נחים ומוכנים במקום שחוקים משבוע של להיות דף שאלות נפוצות אנושי.
והמשתתפים שלכם? הם דווקא מעדיפים את זה. הם מקבלים תשובות מיידיות במקום לחכות שתראו את ההודעה. הם יכולים לשאול שאלות בשעה 2 בלילה בלי להרגיש אשמים שהם מפריעים. הם מגיעים מעודכנים יותר, מה שאומר פחות בעיות ביום האירוע ואירוע חלק יותר לכולם.
זה אחד מהמצבים הנדירים שבהם הפתרון טוב יותר לשני הצדדים.
לא צריך מיומנויות טכניות. לא צריך לכתוב קוד. לא צריך מחלקת IT.
עם Boty, תוכלו ליצור בוט אירוע בדקות. פשוט ספרו לו על האירוע, הזינו את התשובות ל-10 השאלות למעלה, ושתפו את הקישור עם המשתתפים.
בפעם הבאה שמישהו שואל "באיזו שעה?" ב-23:00, תנו לבוט לטפל בזה. מגיע לכם שינה טובה לפני האירוע.
העצמי העתידי שלכם, זה שלא עונה על אותה שאלה בפעם ה-47, יודה לכם.